イベントを主催する時に考えること５つをまとめてみました

先日、大分で、女性起業応援イベント「大分仕事フェスタ」を開催しました。

今年で８回目になりますが、今年は、初めて「セミナーフェスタ」という新しい形式でやってみました。

イベントって、誰でも主催できるし、実際、イベントの数も増えてきています。今回は、イベント主催をしてみたいけれど、まだやったことのない人に向けて、イベント主催する時に考えておくと良いことをまとめてみました。

基本的なことですが、参考にしてもらえたら嬉しいです。

 

イベントの目的は、何なのかを考える

イベントといっても、お茶会やランチ会もイベントだし、大手企業が大々的に開催するイベントもあるし、その大小は様々。

つまり、イベントって、いろんな形があるもの。そして、誰でも主催できるものなのです。

私が始めてイベントを主催したのは、「ワンデイショップ」でした。いろんなハンドメイドの方の商品を預かって、ハウスメーカーのモデルハウスを借りて開催。これは、大変すぎて、一度で懲りました。「もう絶対にやらない」と思ったのが、一回目。

なぜ、最初のイベントに失敗したか。今思うと、「目的」がなかったからかな、、と。

「何のためにそのイベントをするのか」は、大切で、、

「楽しいから」という理由でやるイベントも良いけれど、それに加えて、「誰かに喜んでもらえる」という理由が加わっていると、更にモチベーションが上がるような気がします。

Ｑ）イベントをやる目的は何ですか？

 

イベントをどんな人達と一緒にするのか。メンバー選びは大切。

イベントを主催する時、メンバー選びは大切です。スタッフとか、運営仲間とか。一緒に関わる人がどんな人なのか。それ次第で、イベントは変わると思う。

「集客力がある人」ではなく、「人脈がある人」でもなく、「終わった時に、一緒に祝杯をあげたいメンバー」というのが、選ぶ基準としては、近いでしょうか。

上手くいかない時は、一緒に悩んでくれて、上手くいくと一緒に喜んでくれる。そんな人達とイベントを作れたら、きっと楽しいと思います。

Ｑ）どんな人と一緒にイベントを作りたいですか？

 

イベントのその先にあるものをイメージする

イベントを開催して、その後は、どうなっているのか。その先のビジョンを描いておくことは、大切です。

イベントの目的が「人と繋がる」ということだったら、その先のビジョンは、「繋がった人と一緒に何か企画をしたり、新しいコラボが生まれる。そして、自分も参加者も活動範囲が広がっていく」、、、とか。

何か、その先のイメージがあって、それを鮮明にさせていくことができると、良いイベントになると思う。

 

ちなみに、今回の仕事フェスタの開催後のビジョンは、「講師デビューした人の中から、全国を舞台に講師として活躍する人が誕生する」こと。

仕事フェスタがきっかけで、気がつけば、有名講師になり、本も出版する。そんな人がたくさん生まれるイベントになればいいなあ、、、と、そんなビジョンを持っています。

未来のビジョンが、ワクワクするとイベントは楽しくなりますね。

Ｑ）イベント後には、どんな景色が見えますか？

 

イベントを企画する時には、損益計算も必要

イベントを企画する時、必要経費があります。場所代、チラシ代などは、必須。そして、私のようにセミナー講師を遠方から呼ぶ場合は、それに加えて、講師料とか、交通費とかも必要です。

そして、その経費を計算して、イベントにどれくらい人が集まれば、その経費をペイできるのか。その損益分岐点を考えておく必要がありますね。

イベントで出店を募る場合は、その募集人数×出店料を計算すると、イベントに費やせるお金が分かるはず。

だいたい、採算ベースをつかんだら、あとは、集客に注力するだけなので、安心です。

かなりの人数を集客しないと赤字になってしまうようだと、イベント開催は大変ですよね。もちろん、集客見込みが立つ場合は良いのですが、初心者には、重荷です。

その辺の数字をまず、把握しておくと、イベント運営はスムーズに行えると思います。

Ｑ）企画するイベントでは、どんな経費が必要ですか？

単発イベントと継続イベント

イベントを単発で行う場合、継続的に行う場合。

それぞれ、メリット、デメリットとあると思います。

小さなお茶会でもいいので、何か継続的なイベントをすることは、「覚えられやすい」というメリットがあってお勧めです。ただ、継続すると決めて、それが苦痛になってしまっては、意味がないですが。

３回目、５回目、、と数を重ねていくことで、信用を得られたり、認知が広がったりします。

もちろん、単発イベントは、毎回、新しい気持ちで臨めるので、それも楽しいと思います。

Q)イベントをシリーズ化するとしたら、どんなテーマでやってみたいですか？

 

イベント開催に挑戦してみたい方は、まず、自分が楽しめそうなことから、始めてみて下さいね。